Ninguém escapa às listas de tarefas. Podem chamar-lhe outros nomes, usar outras formatações mas não deixam de ser listas de tarefas.
Existem para facilitar a nossa organização pessoal (ou colectiva) e perceber o que temos de fazer com maior ou menor urgência. A ideia é simplificar.
O problema é quando se tornam uma fonte de stress e desânimo, porque as vemos crescer de forma contínua, desmesurada e a cada tarefa que eliminamos, acrescentamos duas. Aos poucos passamos de dominadores a dominados por uma lista infindável.
A solução é colocar as listas em ordem, criando algumas regras básicas para as poder manter de rédea curta. É importante ter em conta que são ferramentas e não devem ser um obsessão.
Limitar as listas de tarefas
Usamos não uma mas duas listas. Uma tem o nome original de ‘geral’. A outra é apelidada de ‘diária’.
A ´diária’ não precisa de grandes explicações. É, claro, para as tarefas individuais a efectuar nesse dia.
A ‘geral’ inclui missões de médio ou longo prazo, que podem ser únicas ou ‘projectos’. Esta é uma terceira categoria, que é ligeiramente mais complexa. Reúne os (wait for it…) projectos que temos em curso e cada um deles tem uma lista de tarefas autónoma. Não é destas que nos ocuparemos hoje.
Concentremo-nos na diária.
As regras
- A lista de tarefas diária não deve ser extensa. Afinal o dia só tem 24 horas. Tenta mante-la limitada a um número pré-definido, como 10 ou 15.
- Nunca acrescentes um novo item sem retirar outro. Se aquele que será eliminado não estiver concluído, transfere-o para a lista geral. Podes sempre recoloca-lo na diária quando for o momento.
- Não faças listas em pedaços de folha ou num guardanapo de papel. Nada que seja temporário. Opta por um caderno de notas ou, ainda melhor, uma aplicação no teu smartphone.
- Podes juntar tarefas de carácter profissional e pessoal. Afinal tens de cumprir ambas. Mas, se por uma questão de organização pessoal, preferires separar os itens, cria listas diárias para as questões de trabalho e pessoais. Mas respeita o total de 10 a 15 tarefas no total das duas.