A construção de uma poderosa lista de emails para o envio de newsletters é, convém afirmar já, uma tarefa complexa. Convencer alguém a fornecer-nos o seu email e pedir que o confirme é coisa séria, embora possa não parecer. Manter a lista de contactos limpa é ainda mais sério. Mas fundamental. Há passos importantes que devem ser cumpridos de forma periódica.
Recentemente um dos nossos clientes contou-nos que as suas listas de emails tinham mais de oito mil endereços. Um número que pode parecer excelente mas que, na realidade, não é. Pelo menos nesta caso.
As listas tinham vários anos, contactos que tinham sido inseridos numa ou outra lista por razões de ordem pontual, como um ou dois eventos que tinham ocorrido. O sistema de newsletters que estavam a usar não tinha, naquela versão, quase nenhuma informação fidedigna sobre o comportamento dos ‘subscritores’. Nem sobre a taxa de rejeição. Nem sobre contactos que já não estavam activos.
Um cenário nada animador e um passo de gigante para a inutilidade do esforço regular de enviar as nesletters como meio de promoção da empresa, dos seus produtos e serviços.
O nosso conselho imediato foi simples: limpar a lista o mais depressa possível.
Não há nenhum segredo. Manter as listas de emails limpas e saudáveis é uma missão permanente. Deve ser executada em contínuo.
- Há contas de email que são fechadas
- Há contas de email que deixam de ser utilizadas
- Há quem forneça um endereço de email profissional e depois acabe por deixar a empresa
- Há quem se inscreveu porque estava interessado em receber essa informação mas, passado algum tempo, perdeu essa motivação
Retornos
As mensagens enviadas para estes destinatários vai parar a lado nenhum. A sua utilidade é nula e o número de ‘bounces’ (emails que vão e regressam porque não foram entregues) cresce. Quantos mais receberes mais danos sofre a tua reputação como remetente.
Os fornecedores de serviços de email entendem (e bem) que as entidades responsáveis fazem uma limpeza regular, ao contrário dos spammers, pouco preocupados com essas miudezas. O que poderá acontecer é que venhas a ser rotulado de ‘spammer’.
Por isso é muito importante assegurar que os email que regressam (bounced) ou endereços incorrectos sejam eliminados das tuas listas.
Se o teu sistema de newsletters não eliminar os bounced após um determinado número de retornos, elimina-os tu após algumas tentativas falhadas (dependendo da regularidade com que envias as newsletters).
Um número razoável é três a cinco retornos.
Abertura
Procura avaliar quem não abre as tuas mensagens e analisa se vale a pena manter esse contacto nas listas, mesmo que não custe mais, em termos financeiros, enviar a newsletter para esse email.
Os fornecedores de email utilizam métricas para avaliar a reputação do remetente. Em alguns casos esta circunstância pode levar a tua mensagem directamente para a caixa de spam.
Neste ponto é relevante perceber qual o grau de actividade de um determinado contacto. E este é um dado que depende de vários factores, como a regularidade do envio da newsletter e o número de mensagens que foram abertas. A análise tem de ser feita por ti.
Nos casos em que te surjam dúvidas podes mover esses contactos para uma lista específica para fazer um ou mais testes e verificar se devem passar de novo para as tuas listas fidedignas ou o melhor caminho é mesmo a eliminação.
Outro passo, numa postura um pouco mais cautelosa, é enviar um email dedicado aqueles que estão nessa lista. Faz saber que estás a fazer uma operação de manutenção, que verificaste que apesar de receberem os emails não abrem um há algum tempo. E pergunta se ainda querem continuar a receber as tuas newsletters. Informa-os das vantagens que tens para eles mas providencia informação sobre como podem sair.
É muito trabalho? Sim mas garantir uma lista de email limpa e saudável é a melhor forma de obteres resultados com ela.
