Usar noreply como remetente de emails, mesmo de newsletters, é rude, indelicado e pouco atencioso para com os clientes ou subscritores. Se ainda o fazes, muda isso o mais brevemente possível. 

Um noreply soa a arrogante e é uma espécie de “não vou ler ou sequer olhar para o teu email e não quero saber de ti”.

Deixa-me contar-te uma história…

Há uns anos atrás, era comum usar um endereço ‘noreply @ nomedaempresa.com’ ou ‘no-reply @ nomedaempresa.com’ como remetente de determinadas mensagens de correio electrónico, incluindo das tradicionais newsletters.

O objectivo era evitar que o endereço de email fosse inundado de mensagens de resposta.

Ao indicar no endereço que não deveria haver uma resposta (‘no reply’, em inglês), pelo menos para aquele endereço, o remetente esperava não receber de volta uma torrente de mensagens capaz de entupir a caixa do correio, como os veraneantes enchem as praias em dias tórridos de verão.

Por um lado, fornecia uma indicação clara de que aquele endereço não era monitorizado e ninguém iria ler as mensagens.

Por outro, servia de desculpa para não ter lido aquele email de resposta.

“Ah mandou para o endereço pelo qual recebeu a newsletter? Essa caixa de email não é lida, por isso é que está lá o noreply.”

Esta era uma situação que confundia e frustrava muitas pessoas. No entanto, acabavam por perceber quando lhes era explicada a situação.

Mas eram outros tempos…

Eram os primeiros anos do email, quando as pessoas se inscreviam em diversas newsletters, mesmo que não tivessem interesse. Só para terem o gosto de receber emails.

Agora, como sabes, a realidade é bem diferente. É por isso que deves esquecer o noreply e usar alternativas.

A importância de responder a todos os emails

Uma empresa que se preze não se pode dar ao luxo de não receber, ler e responder às mensagens de email de clientes, potenciais clientes, simples interessados ou mesmo daqueles curiosos que nunca irão comprar os seus produtos. ´

Não responder é abrir as portas a ser alvo de comentários desagradáveis entre amigos, opiniões negativas que se trocam e juras de ‘nunca mais quero ouvir falar deles’.

Creio que deves ter percebido o ponto, certo?

É por isso que não deves usar o ‘noreply’ mas sim uma alternativa eficaz.

Vamos descobrir qual é daqui a pouco.

Evita usar noreply como remetente dos emails para aumentar a taxa de entrega

Antes disso, um extra sobre razões práticas pelas quais não deves usar noreply como remetente dos emails…

Um endereço noreply pode:

• reduzir, de forma significativa, a taxa da entrega de emails;
• aumentar a probabilidade de serem classificados como spam;
• alguns serviços de fornecimento de internet, bem como sistema de filtros de spam podem interceptar essas mensagens e bloquea-las ou envia-las para a pasta de spam.

Além disso, há a questão mobile.

Mais de 50% do uso de internet é, nestes dias, feito através de dispositivos móveis. O acesso ao email não é excepção.

Para oferecer o melhor uso do espaço disponível num ecrã reduzido, a maior parte das aplicações de email mostram uma pré-visualização do remetente e do endereço de email.

Como receptor de uma mensagem irás abrir um email enviado por um ‘noreply’?

Vou dizer-te o que faço: não abro. Porventura contigo acontece o mesmo.

Depois há aquela outra coisa…

Aquele outro momento em que podes ser marcado como spam

Em muitos casos, quando querem cancelar a subscrição de uma newsletter, as pessoas não usam o botão ‘cancelar’ que tem de estar em todos os emails deste género (independentemente de ser obrigatório, como é, pelo RGPD).

Por vezes, nem se dão ao trabalho de procurar o botão ou link.

Acabam, por isso, por responder à newsletter pedindo para sair da lista.

Se esse endereço de email não for monitorizado, a mensagem não será lida e não irás conseguir corresponder a esse pedido.

O que acontece a seguir?

Irás continuar a enviar newsletter para aquela pessoa, que vai fartar-se de os receber e, provavelmente, irá marcar-te como spam. Se isto se repetir com uma quantas pessoas, podes ter o azar de ir parar a uma lista negra de remetentes.

Não creio que seja algo que te interesse, pois não?

O que usar em alternativa ao noreply para garantir mais segurança

O que deves fazer, então?

Usa um endereço de email efectivo, que seja monitorizado todos os dias e possa ser utilizado para responder às pessoas que enviaram emails.

Desta forma manténs aberta e fluída uma conversa, mesmo que na origem tenha estado um pedido para sair da lista.

Não sabes se, um dia…

• aquela pessoa pode voltar a subscrever,
• pode ter pedido para sair da lista com aquele endereço porque recebe a newsletter noutro,
• pode tornar-se num cliente.

Pode ser um ‘geral’, ‘info’, ‘olá’ ou, até mesmo, ‘newsletter @ empresa’. É uma questão de estilo e criatividade.

Pode também estar vinculado ao nome do remetente. Isto é algo que também exige alguma atenção.

Em que nome deve ficar o remetente?

Algumas empresas optam por enviar a newsletter em nome de uma pessoa do departamento comercial, ou em nome do director ou mesmo do proprietário.

Outras optam por colocar apenas o nome da empresa.

Neste aspecto não há uma regra estilo ‘pronto-a-vestir’.

Depende de diversas características que vão da dimensão da empresa, do grau de notoriedade até ao tipo de mercado em que funcionam.

Há empresas cujo nome é fácil e imediatamente reconhecível e, por isso, o nome da entidade será suficiente para captar a atenção do receptor. A título de exemplo, podemos falar do Booking, Airbnb, Nike, Adidas, Apple, Microsoft, Continente ou Pingo Doce.

No entanto, uma pequena e média empresa poderá optar por colocar como remetente o nome de uma pessoa. Pode ou não o nome ser acompanhado pela designação da empresa.

Tem a vantagem de permitir levar a conversa para um nível pessoal, quase de um para um.

Como fazemos…

Na Kaksi Media, usamos nas nossas newsletters os remetentes “Pedro Fonseca, da Kaksi Media” ou “José Freitas, da Kaksi Media”.

Noutros casos, pode ser usado o nome do director comercial. Mesmo que não seja ele a responder mais tarde aos emails.

Outras empresas, podem optar por colocar o nome do departamento, como ‘marketing @ empresa’, sendo a resposta passível de ser fornecida por mais que uma pessoa dentro da organização.

Empresas pequenas terão, eventualmente, muito mais a ganhar se atribuírem um cunho pessoal a este tipo de comunicação.

Qualquer desta possibilidades funciona, desde que:

• os emails cheguem ao destinatário;
• o endereço em causa seja consultado com regularidade;
• endereço de email e nome do remetente possam ser utilizados para responder.

As pessoas estão, à partida, e por natureza, mais receptivas a abrir um email se este aparentar ter sido enviado por uma pessoa.

Conclusão

O endereço ‘noreply’ deve ser esquecido e arquivado na lista de ‘coisas curiosas mas não saudosas dos primeiros anos da internet’.

O email é, na sua medida, uma plataforma social que facilita o contacto entre duas partes. Não deve ser nunca um meio repleto de obstáculos e dificuldades.

Afinal, uma boa estratégia de email marketing passa por abrir as portas da conversação com clientes ou potenciais clientes, demonstrando interesse no que têm para dizer e respondendo com brevidade.